私は、30年以上パソコンの業務アプリを開発してきました。
ユーザーは、従業員数が 5人～100人規模の中小企業が対象です。
私が携わった多くの業務は、ユーザーが Excel で整理しているデータをシステム化することと、そのデータを複数人で共有して、ユーザーの業務フローに合わせたシステム構築です。
多くの企業のシステム化した経験を踏まえて、データ処理を効率よく行う手順をこのブログから発信いたします。
データは、構造化データと非構造化データの2種類がある
私が携わってきたデータは、見積り、受注、納品、請求、生産計画、商談案件などです。
これらのデータは、項目を決めて管理できるデータと、管理項目を決めずにメモのように管理するデータに分類されます。
例えば見積書などは、
見積日、得意先名、見積り件名、商品名、数量、単価など、管理項目を決めてデータベース化できます。
商談案件などは、
得意先名、電話番号、メールアドレス、商談案件名などで、あとはメモ書きのようになります。
- 管理項目を決めてデータベース化できるデータを［構造化データ］
- 主にメモ書きのようなデータを［非構造化データ］
このようにデータは、大きく二つに分類できます。
構造化データと非構造化データの違い
構造化データを検索する方法は、日付や得意先名など、検索する項目を決めて検索することができます。
例）得意先名：○○株式会社 見積日：2020/04/01
利用するアプリは、Access などのリレーショナルデータベースになります。
非構造化データは、Webページを検索するように、検索ワードにヒットしたデータをピックアップするような検索方法になります。
利用するアプリは、Evernote や OneNote が候補になるでしょう。
Excel は、［構造化データ］と［非構造化データ］のどちらも扱うことができる便利なアプリです。
そのため自由にデータを整理できるがために、いざシステム化しようとすると 構造化することが大変になるのです。Excelでデータを関する場合は、構造化（管理項目）を意識して管理しましょう。
一連の業務データを効率よく管理するには、［構造化データ］と［非構造化データ］をうまく連携して管理する必要があります。
このブログでは、一連の業務データを効率よく管理する方法を発信していきます。よろしければ、読者登録をお願いします。
