商談履歴データベースを作成
お客様との商談内容や、打合せ履歴をノートに書いて、お客様との今までの商談経緯を見れるようにデータを整理しました。
ノートには、Evernote を利用しました。ほかにも OneNote などいろいろなアプリがありますので、使いやすいものを利用すればいいと思います。
商談履歴データベースは、いろいろな情報を書き込みたいので、管理する項目を決めてデータベースを作るのではなく、メモ書きのように思いつくままに書くようにしました。
記入するルールは、ノートのタイトルの記入方法だけにしました。
タイトルの記入は、できるだけ「得意先会社名、得意先の担当者名、案件名などを書きましょう」というおおまかな感じです。まあ、後で検索するときに該当しやすいようにというだけです。
下のような感じで、ノートのタイトルを作成しています。
ノートの表示方法は、自分の好きなレイアウトで表示する
ノートの表示方法は、いろいろあります。最終更新日順に表示しておくと、編集したノート順に並びますので、お客さんから問い合わせなどあるとすぐに目につきます。
▼タイトル一覧の表示例
▼パネル形式の表示例
▼サマリーとノートの表示例
ノートに見積書を張る場合は？
ノートには、メモ以外にも記入したい情報はたくさんあります。
見積書、写真、打合せ資料など記入する方法について説明します。
ノートには、テキストで記入したり、画像を貼り付けたり、リンクを張ったりすることができます。
リンク方法は、保存先フォルダのパスを張ることもできますので、ファイルパスを張っておくとファイルを探さなくてすみます。
▼見積書を画像で貼り付ける
見積書や注文書は、Excelで作成したり、FAXで受領したりします。
パソコンの画面に表示すれば、必要な部分だけを切り取れますので、簡単に張り付けることができます。
画像サイズを小さくしておくと、ダブルクリックで大きくできます。
画像の切り取りは [Windows]+[Shift]+[S] で切り取り、[Ctrl]+[V]で貼り付けができますので、試してみてください。
▼見積書を保存しているパスとリンクする
ファイルを保存しているフォルダを開いて［パスのコピー］を押すと、ファイルのパスを取得することができます。
ノートの文章中にファイル名を書いて、リンクを張る。
お見積書.pdf
見積書の文字にリンクを張るには、文字をドラッグして、右クリックすると下図のようなメニューが出るので、［ハイパーリンク］－［追加］を行います。
ノートの見積書ファイル名にリンクを張れば、ノートからワンクリックで見積書を開くことができます。
Evernote で、ファイルパスをリンクに追加するときは、両端の［”］を削除する必要があります。
※ 打合せの内容をノートに書く場合も、同様に行います。
Excel や PoewPoint などの資料や、打合せ概要を記述する場合も、サムネイル画像やファイルパスのリンクなどを活用して、後から見たときに効率よくファイルを開行けるように工夫しましょう。
