業務改善レポート

業務を効率化するために私が行ったことを発信しています。

発信効率を向上させるアウトバウンドコールセンターシステム

オートコール、プレビューコール、プレディクティブコール、インバウンドコールを組み合わせて発信効率を大幅に向上させることができます。

 

・電話ロボットがオペレータに変わって電話をかけます。

・あらかじめ準備された発信先リストに発信して架電効率をあげます。

・FAX受信を自動感知して、通話からFAX送信に切り替えて労力を削減します。

f:id:muramoto1041:20141107161839j:plain

 

 

コールセンターの業務効率を大きく上げるしくみ(人件費を下げるしくみ) 

社会情勢の変化によりますます留守がちな家庭が増えているため、昼間の時間帯の通話できる件数が落ちています。そこでコールセンターで一番コストのかかる人件費を削減する5つのしくみを紹介します。

 

1.さきがけコール(プレディクティブコール)
オペレータさんがダイヤルするのではなく、コンピュータが空いているオペレーターさんの数より多く先に発信し、着信したらつなぐ方式です。大幅な効率アップが望めます。

f:id:muramoto1041:20141107162624p:plain

 

2.代理対応 IVR(ロボット対応)
留守録音対応の電話機が増えております。留守録とわかった時点で対応をロボットに任せてあらかじめ用意した録音を流します。用件を吹き込むために話していた時間と労力を節約できます。プレディクティブでもプレビューでも対応可能です。

f:id:muramoto1041:20141107162711p:plain

 

3.代理対応 FAX
電話がかかった時にFAXが送れると分かったら、ロボットにFAX送信作業を任せて、次の電話対応に移ることができます。FAX送信の時間と労力を節約でき、また録音より多くの情報をイメージを交えてお伝えできます。

 

4.ロボットコール(オートコール)+オペレータコール(プレビューコール)
オートコールは人手を取らないため最も低コストで発信業務が行えます。オートコールで営業の前段階としてのアンケート調査を行い、条件のあったお客様にオペレータが発信することで効率を上げる比較的昔から行われている手法です。

f:id:muramoto1041:20141107163146p:plain

 

5.総合的なエスカレーション手法活用
単純なオペレータコールだけで効率を上げることは難しいことです。そこで比較的経験の浅いオペレータさんに初期の電話をしてもらい、アポイントが取れた時点で上級のクローザーに渡すことでクローザーの稼働率を上げることで総合的な受注の確率を上げる手法です。システムでエスカレーションを運用することでグループ全員の効率をあげるしくみを提供しています。

f:id:muramoto1041:20141107162958p:plain

電話システムとコンピュータを連携させることで1人のオペレータで何人もの業務を行うことを可能にしたシステムです。

 

詳しくは、下記のページを参照してください。


CTIシステム|プレディクティブコール(さきがけコール) | 株式会社アンソネット