先日、Evernoteのセミナーに行ったら、わかっているつもりでも気づいてない事がたくさんあったので、自分なりにもう一度Evernoteの使い方を考えてみました。
Evernoteの整理のしかた
データ整理の方法は、取り扱うデータ量によって整理方法も変わります。少ないときと多くなったときとは違いますので、あまり最初からルールを作らずに気軽な気持ちではじめる方が良いようです。
まずは、片っ端からノート（Evernote）に書くことです。
今までの手書きノートと併用してもかまいません。すべてをノート（Evernote）に記入しようとすると失敗します。手書きで書いたノートは写メに撮って貼り付けるといいでしょう。
タグの付け方について
ノート（Evernote）が増えてきたら、タグを利用します。
このときに、気を付けたいのが、タグの付け方です。
タグは増えないように分類を作成して登録しましょう。
よくやってしまう間違いは、取引先の名前や工事現場名でタグを作成することです。
このような方法でタグを登録すると、どんどんタグが、増えて行きます。例えば、自社担当者名とか現場の地域名のタグだとタグの数が限定されます。少ない量は、「その他」などのタグを作ってひとくくりにするほうが良いでしょう。
タグにしたいと思うような増える可能性のあるワードは、タイトルに含めて記入すると整理しやすいと思います。
タグは増えないようなルールで作成するように注意して下さい。
Evernoteは気軽に使う
Evernoteの利点は、何処でもすぐに見ることが出来、編集することができる検索機能だと思います。ちょうど自分だけのデータをインターネットで調べる動作と似ています。
そして、その編集の手軽さです。
このノート（Evernote）も、新幹線の移動中に気ままに書いています。
Evernoteに音声やスクリーンショットを貼り付ける
また、Evernoteには様々な種類のデータを貼り付けることができます。
ノート（Evernote）を書きながら写メを撮ったり、録音や通話は音声なども貼り付けることができます。 電話の通話録音などはメモでは伝わらない空気感を伝えることができます。
▼電話の内容は、次の通りです。
ユーザー様のご要望は、「元請担当者順に並べ替えてほしい」という要望でしたが、元請担当者のふりがなデータがない場合、元請担当者順ということは「元請コード→元請担当者コード」という順番の整列だということの理解が足りませんでした。
打合せの画面も通話の音声もEvernoteに貼り付けることが出来ます。
電話をしながら書いたメモは、再度ノート（Evernote）にキーボードで入力するかタイプしにくいデータはスキャナや写メで撮って貼り付けると便利です。
Evernoteにメモを貼り付ける
私は、手書きメモを貼り付けるときは「CamScaner（Android）」を使っています。
CamScaner（Android）の場合だと、下記のような手順になります。
１．手書きのメモを写真に撮ってスキャンする領域を指定します。
２．スキャン領域を補正してコントラストを調整してくれます。
３．共有するアプリは、Evernoteを指定します。
４．写真に撮ったメモが、ノート（Evernote）に貼り付けられます。
メモの内容をわかりやすくテキストで補足しておきます。
私はこんな感じで、手書きメモとEvernoteを併用しています。
伝言ではなく、あらゆる情報を共有
いままでは、営業担当者でないと解らなかったお客様からのお問い合わせの情報を画像や音声を共有することで、誰でも対応できるようなってきました。
弊社では、業務アプリケーションをお客様に合わせてカスタマイズするが多く、カスタマイズした担当者にしかわからない案件がどんどん増えてきています。担当社員が、休んだりするとお客様の問い合わせに的確にこたえられず大変でした。
Evernote（メモ） と Teamviewer（画面） と接客ナビ（電話）を使って、手書きメモや画面と通話情報などを共有して、どの社員でも対応できる業務システムを構築しませんか。
※「接客ナビ」は、アンソネット社製のCTIシステムです。
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